Cara Menghitung Kebutuhan Jumlah Security Gedung

Tagihan bulanan dari vendor pengamanan naik sebelas persen dibanding bulan lalu. Angkanya naik sebelas persen dibanding bulan lalu. Di lobi, jumlah orang yang berdiri dekat meja resepsionis tetap dua. Vendor menyebut ada penambahan titik di parkir basement, tanpa rincian lain.

Jumlah personel security biasanya dibahas sekali di awal kontrak, lalu berubah tanpa penjelasan. Yang tersisa hanya dua pilihan: menyetujui tagihan, atau berdebat dengan angka yang tidak pernah dibuka siapa pun.

Artikel ini membahas cara menghitung kebutuhan personel dari nol, dengan asumsi yang bisa Anda periksa sendiri. Bukan untuk menekan biaya sampai batas paling murah, tapi supaya jumlah orang di gedung Anda punya alasan saat rapat anggaran.

Kenapa jumlah personel sering ditentukan perasaan

Di banyak proposal, jumlah personel muncul sebagai angka bulat: sepuluh, dua belas, lima belas. Angka itu enak dibaca dan mudah diingat. Masalahnya, angka bulat biasanya lahir dari kebiasaan, bukan hitungan.

Ada tiga kebiasaan yang sering muncul: memakai patokan dari gedung lain yang ukurannya mirip padahal jumlah pintu dan jam operasionalnya berbeda; menambah dua orang setelah insiden lalu tidak pernah mengurangi ketika situasi membaik; dan menyerahkan semuanya kepada vendor karena dianggap urusan teknis.

Akibatnya bisa dua arah. Anda membayar lebih untuk pos yang tidak perlu, atau kekurangan orang di pos yang paling berisiko. Yang kedua lebih mahal, karena biayanya tidak muncul di tagihan. Ia muncul sebagai kehilangan barang, tamu yang tidak tercatat, atau laporan yang baru dibuka setelah masalahnya membesar.

Yang bisa Anda lakukan sederhana: minta dasar perhitungannya. Bukan angka total, tapi daftar pos dan shift yang membentuk angka itu. Kalau vendor tidak bisa menunjukkan daftarnya, angka tersebut belum dihitung.

Enam variabel yang menentukan jumlah orang

Sebelum menghitung, ada enam hal yang perlu disepakati. Kalau salah satunya kabur, hasil akhirnya hanya tebakan yang ditulis rapi.

• Jumlah titik pos. Pos adalah tempat yang harus selalu ada orangnya, bukan area yang dilewati patroli. Pintu utama, pintu karyawan, lobi, dan pintu parkir dihitung satu per satu.
• Jam operasional. Gedung yang tutup pukul 22.00 tidak butuh jumlah orang yang sama dengan gedung yang tidak pernah tutup. Akhir pekan juga masuk perhitungan.
• Jumlah shift. Dua shift dua belas jam dan tiga shift delapan jam menghasilkan slot berbeda, meskipun total jamnya sama.
• Hari libur, cuti, dan sakit. Bagian ini paling sering dilupakan, padahal inilah yang membuat jumlah orang di daftar gaji lebih besar dari jumlah orang di pos.
• Tingkat risiko area. Loading dock, parkir bawah tanah, gudang, dan ruang server butuh perhatian berbeda, termasuk kemungkinan pos tambahan di jam tertentu.
• Kebutuhan supervisor. Satu supervisor tidak bisa mengawasi dua puluh orang di lima lantai. Rasio wajar satu supervisor untuk lima sampai delapan petugas per shift.

Enam variabel ini berguna saat membandingkan dua penawaran. Kalau harga satu vendor jauh lebih murah, biasanya ada variabel yang diam-diam dikurangi: jumlah pos, jam operasional, atau kualifikasi orangnya.

Pos dikali shift: hitungan dasar yang bisa Anda ulang sendiri

Rumus dasarnya tidak rumit. Kebutuhan dasar sama dengan jumlah pos dikali jumlah shift, lalu dikali jumlah orang per pos. Hasilnya bukan jumlah karyawan. Itu jumlah slot yang harus terisi setiap hari.

Mulai dari daftar pos, bukan dari luas lantai

Luas bangunan sering dipakai sebagai patokan cepat, dan justru menyesatkan. Gedung dua puluh lantai dengan satu pintu masuk bisa butuh lebih sedikit pos daripada gedung delapan lantai dengan empat pintu dan loading dock aktif.

Yang menentukan adalah titik akses dan aset yang perlu dijaga. Duduk dengan denah, tandai setiap pintu, area parkir, dan ruang yang menyimpan barang bernilai. Pos tetap dan jalur patroli adalah dua hal berbeda yang sering dicampur, padahal satu pos tetap menyerap satu orang penuh selama shift.

Kalikan dengan shift, lalu periksa jamnya

1. Tulis setiap pos, lokasinya, dan jam berapa pos itu harus terisi.
2. Tentukan jumlah shift untuk pos tersebut. Pos yang hanya aktif pukul 06.00 sampai 22.00 tidak perlu tiga shift.
3. Kalikan jumlah orang per pos dengan jumlah shift. Satu orang dikali tiga shift sama dengan tiga slot.
4. Jumlahkan slot dari semua pos. Itu total slot harian yang harus ditutup.
5. Baru setelah itu tambahkan faktor pengganti dan supervisor.

Perbedaan slot dan orang penting. Empat pos dengan tiga shift menghasilkan dua belas slot, bukan dua belas orang, karena satu orang tidak bisa menutup tiga shift sekaligus.

Faktor pengganti 1,3 sampai 1,5, bukan 1,0

Inilah bagian yang paling sering hilang dari proposal. Banyak hitungan berhenti di jumlah slot, seolah setiap orang bisa masuk setiap hari selama setahun.

Dalam satu tahun ada 365 hari. Seorang petugas punya libur mingguan, cuti tahunan, sakit, izin keluarga, dan kadang pelatihan. Dengan pola lima hari seminggu, hari kerja efektifnya sekitar 240 sampai 250 hari, sehingga satu pos yang harus terisi setiap hari membutuhkan sekitar 1,5 orang. Dengan pola enam hari, angkanya turun ke sekitar 1,3.

Karena itu, faktor pengganti yang wajar berada di rentang 1,3 sampai 1,5. Angka 1,0 hanya masuk akal kalau tidak ada satu pun petugas yang pernah cuti, sakit, atau berhenti.

Faktor 1,3 sampai 1,5 bukan angka pemborosan. Itu harga dari kenyataan bahwa orang punya libur, sedangkan pos tidak.

Pakai 1,3 ketika lokasi stabil, absensi terkendali, dan pos tidak terlalu tersebar. Pakai 1,5 ketika pergantian personel tinggi, pos tersebar jauh, atau banyak petugas mengikuti pelatihan. Untuk lokasi baru, pakai 1,5.

Faktor ini menjelaskan kenapa daftar gaji selalu lebih panjang daripada jumlah orang yang terlihat di pos. Sebagian sedang libur, sakit, atau menjadi cadangan.

Contoh gedung delapan lantai: dari 4 pos menjadi 26 orang

Ambil satu contoh supaya angkanya konkret. Gedung perkantoran delapan lantai dengan dua pintu utama, satu lobi, satu parkir bawah tanah, dan operasional penuh sepanjang hari dengan tiga shift delapan jam.

Rincian pos dan slot

Pos yang disepakati ada empat: pintu utama depan, pintu utama sisi timur, lobi, dan pintu masuk parkir. Satu petugas patroli ditambahkan untuk memeriksa tangga darurat, koridor, dan area servis setiap dua jam. Totalnya lima pos.

Lima pos dikali tiga shift menghasilkan 15 slot per hari. Dengan faktor pengganti 1,4, kebutuhan personel operasional menjadi 21 orang. Supervisor dihitung terpisah: tiga slot dikali 1,4 menjadi 4,2, dibulatkan ke atas menjadi 5 orang. Total usulan 26 orang, terdiri dari 21 petugas dan 5 supervisor.

Angka 26 terlihat besar dibanding lima orang yang berdiri di pos saat ini. Tapi itulah bentuk operasi tiga shift: pada jam yang sama, hanya sepertiga dari jumlah itu yang bekerja.

Kalau jam operasional berubah

Sekarang ubah satu asumsi. Area parkir hanya buka pukul 06.00 sampai 22.00, dan pintu sisi timur hanya dipakai hari kerja pukul 07.00 sampai 19.00. Dua pos kehilangan satu shift, sehingga slot turun dari 15 menjadi 13. Ditambah tiga slot supervisor, hasilnya 16 slot dikali 1,4 menjadi 22,4, dibulatkan menjadi 23 orang.

Selisih tiga orang itu berasal dari satu keputusan operasional, bukan negosiasi harga. Pintu yang hanya dipakai karyawan sering bisa digabung dengan pos lobi setelah pukul 19.00, asalkan aksesnya dikunci dan dipantau kamera.

Kantor, kawasan industri, dan residensial tidak bisa disamakan

Patokan "gedung sepuluh lantai butuh dua belas orang" terdengar praktis, tapi hampir selalu salah karena tiga jenis properti punya pola risiko berbeda.

• Gedung kantor. Puncak lalu lintas pukul 07.00 sampai 09.00 dan 17.00 sampai 18.30. Persoalan utama tamu yang tidak tercatat, vendor tanpa pengawalan, dan barang pribadi. Pos lobi memegang peran besar, akhir pekan jauh lebih sepi.
• Kawasan industri. Perimeter panjang, kendaraan besar keluar masuk mengikuti shift pabrik, gudang menyimpan barang bernilai. Patroli kendaraan dan pengecekan dokumen lebih penting daripada pos lobi, dan supervisor biasanya lebih banyak karena area terpisah jauh.
• Residensial. Penghuni masuk keluar hampir sepanjang malam, tamu tidak beraturan, paket menumpuk. Keluhan lebih sering soal parkir dan kebisingan. Patroli malam dan pos gerbang utama menjadi titik kritis.

Karena itu, bandingkan juga karakter propertinya, jangan berhenti di angkanya. Dua vendor bisa memberi angka berbeda untuk gedung yang sama tanpa salah, asalkan asumsinya dijelaskan.

Satu orang dua belas jam dan tanda tim yang kurang orang

Ada alasan kenapa usulan shift dua belas jam selalu muncul saat anggaran ditekan. Serah terima berkurang, orang yang perlu dilatih berkurang, dan angka di proposal terlihat lebih kecil.

Di lapangan, jam kesembilan sampai kedua belas adalah jam paling rawan. Perhatian turun, reaksi melambat, dan pekerjaan yang butuh ketelitian dikerjakan asal. Kalau petugas itu sakit, tidak ada cadangan, karena satu orang sedang menutup satu pos penuh. Pengaturan waktu kerja dan istirahat sudah diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021, dan pola shift yang terus menembus batas itu memindahkan risiko ke gedung Anda.

Kekurangan orang jarang muncul sebagai laporan resmi. Ia muncul sebagai kebiasaan kecil yang lama-lama dianggap normal.

• Patroli tercatat terlalu rapi. Semua checkpoint dipindai dalam enam menit, padahal jalurnya melewati tiga lantai.
• Laporan harian isinya sama setiap hari, tanpa satu pun temuan.
• Petugas malam mengantuk, sering masuk ruang istirahat, atau duduk di luar pos.
• Pos kosong sepuluh sampai lima belas menit saat pergantian shift.
• Supervisor tidak pernah terlihat di shift malam, kecuali saat inspeksi terjadwal.
• Keluhan soal respons lambat meningkat, terutama di luar jam kerja.

Semua tanda ini muncul sebelum insiden. Setelah insiden, biayanya bukan lagi upah satu orang, tapi kehilangan, perbaikan, dan waktu manajemen.

Menguji usulan vendor dalam satu rapat

Anda tidak perlu menjadi ahli pengamanan untuk menguji usulan. Yang dibutuhkan enam pertanyaan, dan vendor yang siap menjawabnya biasanya sudah punya hitungan rapi.

1. Minta daftar pos: nama pos, lokasi, dan jam operasionalnya.
2. Minta jumlah orang per pos per shift, jangan berhenti di total personel.
3. Minta total slot, faktor pengganti yang dipakai, dan asumsi hari kerja di belakangnya.
4. Minta rincian supervisor: jumlah, jam kerja, dan berapa petugas yang diawasi per shift.
5. Minta daftar personel dengan sertifikat Gada Pratama dan masa berlakunya.
6. Minta mekanisme penggantian: berapa lama, siapa yang menghubungi, dan dari mana orangnya.

Poin kelima berkaitan dengan dasar hukum layanan pengamanan. Perpol No. 4 Tahun 2020 tentang Pengamanan Swakarsa, yang diubah dengan Perpol No. 1 Tahun 2023, mengatur penyelenggaraan pengamanan swakarsa, termasuk badan usaha jasa pengamanan dan kualifikasi satpam. UU No. 2 Tahun 2002 tentang Kepolisian juga menjadi rujukannya. Personel yang bertugas seharusnya sudah menempuh pelatihan dasar dan punya sertifikat berlaku. Kalau vendor menawarkan orang tanpa sertifikat sebagai cara menekan harga, yang Anda dapat bukan efisiensi, tapi celah pertanggungjawaban saat terjadi masalah.

Di layanan pengamanan kami, usulan jumlah personel disusun dengan urutan yang sama: pos, shift, faktor pengganti, lalu nama. Tujuannya supaya angka bisa diperiksa oleh orang yang membayarnya.

Sebelum rapat berikutnya, buka proposal yang Anda pegang dan cari halaman jumlah personel. Kalau di bawah angka total tidak ada daftar pos dan shift, Anda belum punya dasar untuk menyetujui apa pun.

Jumlah personel yang tepat jarang berbentuk angka bulat. Ia lahir dari daftar pos yang jujur, asumsi hari kerja yang ditulis terbuka, dan keberanian mengurangi pos yang tidak perlu. Kalau Anda ingin menyusunnya bersama, tim kami bisa membantu memetakan pos dan shift di gedung Anda. Gambaran cakupan pekerjaannya ada di halaman layanan pengamanan.